毎年2時間以上かかっていた保護者会が40分で終わった

もうすぐ夏休み。夏休みはサッカー関連の予定でてんやわんやです。特に今年は会長なんてやらされてるので、無駄に忙しい。毎日毎日、iPhoneの電池の減りがすごいです。

先日、夏休み中のイベントや宿泊遠征などの説明会を兼ねた保護者会を開きました。チーム全体で集まる機会が年に4回あるのですが、今回はそのうち「最も時間がかかる」ことで知られる回。会場を借りている2時間いっぱい使っても、決めなければならないことが決まらないまま終わるのがザラでした。

2時間ってかなり長いのに、なんで決まらない？なんで終わらない？

時間がかかる理由

ざっと思いつく理由は以下の3つ。

議事内容が多い

単純に他の回よりも議事内容は多いです。イベント2つ、試合2つ、その他こまごましたこと…ひとつひとつ丁寧に説明していけば2時間では足りないだろうなという量なのは確か。

段取りがいまいち

これまでの役員さんはあまり内容を理解できていないまま、役員間で共通認識をもたないまま、説明したり質問に答えたりしているように見えました。要するに、段取りができてなくて、行き当たりばったり感が強かった。進める側がそういう感じだと、無駄に時間がかかります。

イベントに参加しない人にとっては他人事

イベントや試合の説明会も兼ねた全体会という会の性質上、その場には「イベントや試合には参加しない保護者」も多くいます。そうすると当然のことながら他人事になっちゃう。黙ってくれてればいいけれど、関係ないと判断するとおしゃべりが始まります。そうすると場がゆるみ、だらっとした進行になりがち。

時間内で終わらせるためにしたこと

まずわたしが考えたのは、「2時間という枠の中で、決めなければならないことを全部決め、なおかつ20分くらい早めに終わって役員間の打ち合わせに使いたい」ということでした。そのためにしたことがいくつかあります。

お手伝い募集内容を事前にお知らせしておいた

時間がかかる議事の1つに、夏のイベントの担当割があります。当日配られた資料をもとにお手伝い内容について説明し、その場で募集し担当を決める。これ、かなり時間がかかります。

そこで、今回は事前に連絡網でお手伝い募集についてお知らせしました。お手伝いの内容、募集人数などを知らせておくことで、スケジュールを調整したり、友達どうしで相談したり、心の準備をしたりする時間ができるんじゃないかと思いました。

話す内容をメモしておいた

基本的には「読めばわかる」資料を作っているのですが、その「読む」という作業をなかなかしてもらえないんですよね。だから、どうしても読んでほしいところについては説明する必要がでてきます。

説明会の「説明」のほとんどは、会長であるわたしが行います。原稿なしで説明できないわたしは簡単なメモ…内容によってはちゃんとした原稿がないと困るので、今回は話す内容を付箋にメモして資料にはっておきました。

タイムテーブルを作成しお知らせしておいた

話す内容さえ決まれば、だいたいのボリュームがみえてきます。そこで、今回は簡単なタイムテーブルを作ることにしました。

例）
6:30 受付開始
6:45 保護者会開始（資料確認）
6:50 ◯◯について
7:10 ◯◯大会について

そしてそのタイムテーブルを役員はもちろん、チーム全体に連絡網で知らせてもらいました。

狙いは会のだいたいの流れを把握しておいてもらうことと、集合時間を守ってもらうこと。

保護者会の所要時間は40分

時間内に終わらせるためにいろいろ準備をした結果、なんと40分ですべての議事が終わりました。質疑応答も含めて。実際どんな感じだったか、簡単にまとめてみます。

スタートがいつもより早かった

例えば6時45分から始めますよといっていても、きっちり45分から始められることってあまりないです。必ずギリギリにきて、ああでもないこうでもないと言い出す人がいるので10分くらい遅れることも多い…。今回もやっぱりいました、そういう人。それでも、6時48分には始められたので上出来です。

資料の確認をしておくのはとても大事

そしてわりと多いのが、資料の不足。説明の途中で「すいませーん、資料が抜けてるんですけど」となると、話す方も聞く方も集中力がとだえてダラダラ進行になりがち。当たり前のことだけど、最初に資料の不足がないか、訂正がないかを確認しておくのは大事だなと思いました。

お手伝いがすぐに決まった

事前に検討してもらっていたようで、すぐに手が挙がり、あっという間に決定。楽だった…

各担当役員の説明が簡潔にまとまっていた

おそらく事前に相当準備をしてくれてたんだと思います。とても簡潔なわかりやすい説明で、聞き手から質問や反対意見がでることもなくスムーズに進行しました。

打ち合わせがたっぷりできた

きっと残り時間も少ないし、たいした打ち合わせもできないだろうなと思っていましたが、たっぷり1時間以上できました。おかげさまでずいぶん話が進みました。

まとめ

事前準備と段取りがうまくいけば、会はスムーズに進行するということがよくわかりました。役員のやる気やスキルはまちまちですが、「早く終わらせたい」という1点においてはみんな同じ。今回はみんなの協力のおかげでとっとと終わることができました。

大きな集まりはあと2回。今回の経験をいかして、ダラダラ長引く会にするのだけは絶対に避けるぞ！

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追記

少しだけ補足を…

前年度まで

• 資料は項目のみの簡単なもの
• 説明・質問への返答は会長ひとりで行う
• 夏休みのイベントや遠征については別途資料を作成していた

保護者会のための準備は楽だけど、その分の負担は実際に説明や質問への返答にあたる会長ひとりにズッシリと、というやり方だった。他の役員は黙って座っているか、返答に困った会長に耳打ちするくらい。会長がひとりで話している感じ。

資料は項目のみ、詳細は会長が口頭で説明することを各自メモする方式なので、メモ待ちや聞き直しに時間がかかっていた。

今年度

• 必要な情報がすべて盛り込まれた資料
• 説明・質問への返答は会長が7割、その他各担当あわせて3割くらいの分担率
• 追加資料なし

必要な情報を整理してまとめるのが事前準備の中では一番時間と力を要した。ただ、実際のイベントや遠征前には詳細な資料を作成することになるので、保護者会前にやるか後にやるかの違いかなと思う。具体的には、載せてほしい項目をわたしがリストアップ→書記がwordで書類を作成→pdfファイルにしてグループトークでシェア→チェック&意見を出し合う→修正→チェックという流れ。全てLINE上で行った。

わからないことは質問すればわかる人が答える。一連の流れはノートにしておけば漏れなく見返すことができるので、各担当はもちろん、役員全体がだいたいのことを把握できている状態で保護者会にのぞむことができた。これによって、これまでは全て会長が担っていた説明や質問への返答を、各担当役員にもやってもらえるようになったと思ってる。

結論としては、事前準備と段取りをうまくやることによって時間短縮はできるが全体の仕事量は減らない。でも、事前準備次第で仕事量を分散させることはできる、といったところでしょうか。つまり、会長の負担は減ったよってことで（笑）

おしまい。